ВНЕДРЕНИЕ ЕДИНОГО КОРПОРАТИВНОГО ПОРТАЛА И СЭД В КОМПАНИИ «ЭЛЕКТРОЦЕНТРОМОНТАЖ»
«Электроцентромонтаж» представляет собой территориально-распределенную компанию с головой в Москве и 11 филиалами по стране.
Глобальная задача проекта – это внедрения единого корпоративного портала и системы электронного документооборота на базе MS SharePoint Server 2013 во всех структурных подразделениях, для повышения эффективности коммуникаций и унификации бизнес-процессов компании.
В результате проведения конкурсных процедур был сделан выбор в пользу решения DocTrix DocFlow 2013 от компании i-Sys.
Одним из ключевых преимуществ системы, которое определило выбор, была гибкая возможность настройки системы без привлечения разработчиков силами специалистов Заказчика.
Это достигается благодаря платформенному подходу к реализации системы и применения инструментов администрирования DocTrix Platform и Nintex Workflow, на базе которых настроена бизнес-логика решения.
Первым этапом было внедрение решений в московском офисе и одном филиале. В рамках проекта были внедрены базовые модули СЭД:
- Входящие и исходящие документы
- Внутренние документы
- ОРД и нормативные документы
- Протоколы
- Договора и доверенности
- Исполнение поручений
А также реализован внутренний корпоративный портал.
Модули были доработаны под специфику проектной деятельности копании. Реализован единый справочник проектов и объектов строительства, к которым осуществлялась привязка всех документов в системе.
В рамках корпоративного портала был построен единый личный кабинет пользователей, который позволял сводить информацию по документам проектов, за которые ответственен текущий пользователь, в едином месте.
Большое внимание в системе уделялось работе мобильных сотрудников и упрощения взаимодействия пользователей в системе через почтовые клиенты. Несмотря на то, что данный функционал уже поддерживается в коробочной версии DocTrix DocFlow 2013, по требованиям Заказчика были проведены ряд доработок для обеспечения возможности работы сотрудников через почту без входа в систему.
В результате система предоставляет следующие возможности работы по почте:
- Отслеживание движения документа по маршруту через почту, путем получения уведомлений обо всех действиях с документом, выполненных исполнителями. Уведомление включает в себя ссылки на карточки документов, ссылки на вложения, а также историю согласования и прохождения документа (при необходимости)
- Возможность принятия решений по документу через электронную почту. Письма уведомления включают в себя специализированные ссылки, по которым отправляется письмо с принятым решением в систему.
- Возможность включать в уведомления не только ссылки, но и сами файлы документов.
- Возможность наложения резолюций через почту с указанием исполнителей поручений в копии письма-ответа.
- Уведомление о просроченных задачах с возможностью их завершения через письма-уведомления.
- Четкие правила формирования тем писем-уведомлений для возможности настройки правил почтового клиента и удобной классификации этих писем.
Длительность внедрения СЭД и портал в московском офисе и филиале был 5 месяцев. В результате данной фазы проекта Заказчик получил готовые к тиражированию модули системы. В рамках проекта было проведено обучению администраторов системы, что позволило в дальнейшем осуществить тиражирование в другие филиалы силами собственных сотрудников.
На текущий момент поддержка системы выполняется силами специалистов Заказчика. Исполнитель оказывает консультационную поддержку и услуги software assurance под предоставлению новых версий продуктов DocTrix DocFlow и Nintex Workflow. По мнению Заказчика возможность самостоятельного администрирования и развития системы экономит до 1,5 млн рублей в год.