В качестве платформы для решения задачи были выбраны Microsoft 365 и SharePoint Online, а также линейка продуктов ZForms и ZFlow для быстрой low-code автоматизации процессов в Microsoft 365.
Несмотря на большой опыт внедрения высоконагруженных систем enterprise-уровня на базе SharePoint и SharePoint Online, с учетом требований Заказчика задача оказалась весьма нетривиальной.
За время проекта была проведена огромная совместная работа – наши специалисты совместно с коллегами из 4finance продумывали возможности унификации бизнес-процессов с учетом специфики законодательства, мультивалютного учета, сложного ценообразования, организационной структуры в каждой из стран присутствия Заказчика.
Одним из ключевых моментов автоматизации был учет сложных процессов согласования документов в компании, предполагающих сложную систему ролей, разнообразие маршрутов согласования для различных юридических лиц, множество исключений, зависимость от лимитов согласования и других критериев.
Для упрощения администрирования сложной системы ролей многие процессы управления организационной структурой, ролями и правами доступа были автоматизированы. Был создан механизм автоматического создания системных ролей и назначения им требуемых прав доступа при создании элементов в системе, от которых зависит роль. Например, при создании нового юридического лица в системе для него автоматически создаются роли: юрист, бухгалтер, специалист по документообороту, финансовый директор и управляющий менеджер и так далее. При этом есть возможность создавать нужные роли с настраиваемыми правами доступа вручную.
Важным требованием бизнеса была возможность корректировки маршрутов согласования документов без привлечения разработчиков и системных администраторов. Для реализации этого требования была создана система справочников, позволяющих задавать общие маршруты для группы юридических лиц, маршруты для которых являются более или менее схожими, и указывать исключения для отдельных юридических лиц. Управление справочников осуществляется группой ответственных сотрудников из бизнес-подразделения.
Завершив работу над первой стадией проекта и внедрением системы, проектная команда занялась изучением продукта и возможностей его улучшения. Принимая во внимание рост объема данных, внедрение новых модулей, сложную систему доступа к документам и известные ограничения SharePoint, — было принято решение оптимизировать вторую проектную фазу и отойти от классического архитектурного решения SharePoint Server для SharePoint Online. После проведения анализа и тестирования альтернативных сценариев, c увеличением нагрузки на ключевые компоненты системы, было найдено нестандартное решение —технологическая модернизация архитектуры системы и перевод наиболее сложных модулей на гибридное хранение данных.
Для обеспечения непрерывного функционирования системы во время перехода на гибридную схему был применен итерационный подход, который позволил регулярно снижать нагрузку на SharePoint. В первую очередь была произведена миграция архивных данных. Данные из списков SharePoint перенесли в структурированное хранилище на базе SQL Server, развернутое в инфраструктуре 4finance, с последующим помодульным переносом функциональности на новую схему.
В результате перехода на гибридную схему значительно повысилась скорость работы системы, стали доступны дополнительные возможности построения отчетов с помощью средств прямого доступа (сводные таблицы в Excel, отчеты в PowerBI) и реализованы специализированные механизмы взаимодействия с данными в собственной БД. Данное решение не только позволило достигнуть поставленных целей, но и повысило эффективность работы с сохранением ключевых возможностей SharePoint Online: совместной работы с файлами, версионности, логики процессов на базе движка процессов SharePoint Online.
В качестве редактора бизнес-процессов мы использовали свое решение для SharePoint Online – редактор бизнес-процессов ZFlow, позволяющий настраивать сложную бизнес-логику без привлечения программистов. При этом, благодаря интеграции решений, небольшие процессы, например, обработки выходящих почтовых уведомлений, были сделаны на Power Automate. Для создания форм использовалось наше low-code решение под Microsoft 365 ZForms, позволяющее создавать адаптивные современные экранных формы в стилистике Microsoft 365. Важным требованием Заказчика к экранным формам системы было обеспечение режима единого окна просмотра вложений и реквизитов, без перехода на отдельные страницы или открытия офисных приложений. Возможности ZForms позволили реализовать данное требование без существенных трудозатрат.
В отношении инфраструктуры, так же было важно настроить связь с существующими системами. Так, основной базой данных стали HR платформа, автоматически передающая информацию о всех сотрудниках и их организационной принадлежности, и EPR система, отправляющая данные по всем финансовым параметрам: кост центры, счета, валюты, дименсии, и т.д.
Дополнительным требованием было двустороннее общение, позволяющее оптимизировать и автоматизировать процессы внутри компании, Colibri должна была не только принимать, но и отправлять данные в другие системы. Для этого была произведена полная синхронизация с ERP системой, где вся информация из заявок отправляется в бухгалтерскую систему: счет модифицируется и автоматически отражается как бухгалтерская проводка, а запрос на поставщика позволяет любому сотруднику, даже без бухгалтерского доступа, инициировать создание/изменение поставщика, который после согласования бухгалтера переносится как карточка поставщика в бухгалтерскую систему.
"Самая главная задача, которую мы ставили при создании этой системы – интуитивно понятная и адаптивная система, которая синхронизирована с внутренней инфраструктурой компании. После реализации и стабилизации продукта, я могу сказать, что мы этого добились. Полученное решение легко масштабируемо, позволяет внедрять изменения без привлечения ИТ специалистов, интуитивно для пользователей и большинство ручных процессов автоматизировано.
После внедрения системы, за счет прозрачности данных, унифицированных и автоматизированных процессов, стало возможным не только снизить расходы на закупки, ускорить сроки рассмотрения и согласования документов, но и уменьшить ресурсы, необходимые для поддержки и обработки определенных заявок, в два раза". – рассказала Елена Раздевилова, руководитель проекта со стороны 4finance.
В рамках проекта были разработаны в том числе следующие модули и процессы:Управление закупками
Управление контрактами
Управление счетами и платежами
Жалобы
Общее количество пользователей системы сегодня – около 2000
Продолжительность проекта – 9 месяцев
Разработано 8 новых модулей
В итоге основные потребности заказчика были реализованы. Пользователи получили удобную, эргономичную систему, с возможностью пользоваться ей с любого рабочего места, с прозрачным процессом согласования документов и возможностью их согласования из почтового уведомления.
На текущий момент продолжается развитие системы, реализуется дополнительная функциональность.