Новый сервис i-Sys снижает расходы на персонал и помогает сократить текучку кадров

Что можно сделать, чтобы снизить текучку кадров и сопутствующие расходы? Как экономить время дорогих сотрудников на проведение собеседований? Как понять, что сотрудник находится на своём месте и занимается тем, что ему интересно? Этими и другими вопросами компания i-Sys задавалась еще 5 лет назад, когда резкий рост компании спровоцировал новые для нас проблемы: неожиданное увольнение ключевых сотрудников, невозможность отследить их ожидания и уровень.
11.04.2016

В нестабильные и кризисные времена руководству компании как никогда важно знать возможности своих сотрудников, их потенциал, вектор развития. А фраза «экономика должна быть экономной» приобретает больше смысла и становится лозунгом многих директоров. Поэтому компания i-Sys представила свой новый продукт Assessment Center, который поможет значительно сократит расходы на персонал.

Что можно сделать, чтобы снизить текучку кадров и сопутствующие расходы? Как экономить время дорогих сотрудников на проведение собеседований? Как оптимизировать расходы на обучение и тратиться только на те курсы, которые действительно нужны сотруднику? Как понять, что сотрудник находится на своём месте и занимается тем, что ему интересно? Как понять, кто в случае форс-мажора сможет заменить уникального специалиста?

Такими вопросами компания i-Sys задавалась еще 5 лет назад, когда резкий рост компании спровоцировал новые для нас проблемы, такие, как неожиданное увольнение ключевых сотрудников, невозможность отследить их ожидания и уровень.

У нас работает много талантливых и грамотных инженеров, – признаётся Антон Умрихин, Генеральный директор i-Sys – Мы понимали, что конкуренция на рынке информационных технологий довольно большая и в наших интересах было контролировать ожидания сотрудников и качественно оценивать их уровень, своевременно проводить повышение в должности. Мы приняли решение ввести в компании регулярную оценку компетенций сотрудников. Для компании, размером сравнимой с нашей, да еще и территориально распределённой по России, Украине и Казахстану, автоматизация данного процесса была неизбежна».  

ассс

Отсутствие готовых инструментов и методологий привело к тому, что эту область пришлось осваивать самостоятельно.

Предварительная работа включала в себя следующие этапы:

  • Выделение основных компетенций сотрудников в привязке к занимаемой позиции.
  • Определение весов компетенций и задаваемых вопросов.
  • Определение метода оценки компетенций.
  • Создание анкет аттестации сотрудников.

Это была огромная работа. Десятки мозговых штурмов, споры с коллегами, поиск идеальной методологии тестирования.

В результате стало понятно, почему во многих компаниях подход оценки компетенций сотрудников не является популярным. Те, кто начинают, часто спотыкаются о первую же ступеньку – подготовительный этап.

Так родилась амбициозная идея создания сервиса, который включал бы не только автоматизированные процессы оценки, но и готовую методологию оценки специалистов, включающую анкеты и алгоритм определения результатов оценки и был доступен даже малому и среднему бизнесу с небольшим бюджетом.

Было принято решение автоматизации оценки компетенций сотрудников на технологиях компании Microsoft, а именно MS SharePoint Server 2013.

Так как у нас уже реализована и активно продаётся линейка продуктов DocTrix Product Line на базе MS SharePoint, созданное решение DocTrix Assessment Center органично дополнил линейку хорошо известных и зарекомендовавших себя на рынке продуктов.

В основу системы лёг гибридный подход, позволяющий производить развертывание как локально в инфраструктуре заказчика, так и в Azure.

асс

Были реализованы следующие модули:

  • Оценка компетенций - мероприятие по выявлению сильных и слабых компетенций работника компании для определения направлений его развития.
  • Индивидуальный план развития сотрудника - документ, утверждающий мероприятия, которые необходимо пройти работнику для развития тех или иных компетенций.
  • Тестирование сотрудников - мероприятие для выявления уровня знаний работника в сфере его профессиональной деятельности.
  • Аттестация – мероприятие по оценке соответствия уровня труда, качеств и потенциала работника.

Также были спроектированы «Личный кабинет» с возможностью отслеживания хода аттестации и связанных новостей, а также «Организационная структура компании».

 «Вишенкой на торте» стал модуль аналитики и отчетности. Для его реализации мы использовали как свои разработки, так и технологии Power BI, которые позволили легко, просто и интерактивно отслеживать ход и результаты оценки.

асс4

асс2

Разработка и тестирование системы заняли 3 месяца. Первыми пользователями, на которых мы провели эксперимент, были наши сотрудники и наш Директор по персоналу.

По результатам первой аттестации мы собрали мнения, отзывы. Разобрав и отфильтровав их, мы сделали еще несколько важных доработок.

Например, мы сделали более гибким процесс настройки метода оценки, добавили возможность автоматической загрузки тестов из MS Word и «поколдовали» с интерфейсом, сделав его более удобным.

Но даже после первой автоматизированной аттестации наш Директор по персоналу вздохнула с облегчением.

«Когда оценка компетенций наших сотрудников проходила в ручном режиме, я тратила в среднем месяц на сведение информации о сотрудниках и формирование отчетности для нашего руководства, – говорит Татьяна Солдатова, Директор по персоналу i-Sys – Даже за это время кто-то успевал уволиться, а кто-то уйти в декрет. То есть информация немного устаревала. Сейчас я делаю это за секунду и в один клик. Да и у руководителя есть панель отчетов в Power BI, где они сами могут очень интерактивно посмотреть, как идёт процесс и его результаты».

Следующим этапом была произведена адаптация продукта под сервисную модель продаж и хостинга его в Azure. Наличие сервисов, предоставляемых Azure, позволило сделать это быстро.

В 2015 году сервис набрал обороты, а методологии и подход были обкатаны самой компанией i-Sys и такими гигантами, как «МОЭСК» и «Сбербанк Технологии», в которых количество сотрудников исчисляется тысячами.

 Так каких результатов получилось добиться нам и нашим заказчикам?

  • Затраты на обучение и адаптацию новых сотрудников снизились в среднем в 2 раза.
  • Снижение затрат на подбор и найм руководителей за счет формирования кадрового резерв составило 38%.
  • Средний процент снижения текучки сотрудников – 23%.
  • Экономия за счет отсеивания неэффективных сотрудников – 16%.
  • Снижение затрат рабочего времени дорогостоящих специалистов на проведение собеседований соискателей за счет тестирования и отсеивания некомпетентных – 60 %.

В общей сложности на использовании сервиса оценки компетенции только за первый год эксплуатации наши заказчики сэкономили 5 млн. $.

В настоящий момент сервис предоставляет не только инструменты проведения оценки заинтересованными компаниями, но и является площадкой, объединяющей компании, занимающиеся профессиональные услуги по оценке персонала с компаниями, заинтересованными в этой процедуре.