Майкрософт выделил 4 секрета организации плодотворной работы сотрудников

Совместная работа сотрудников за последние годы кардинально изменилась. Людям приходится получать и перерабатывать большое количество информации, которая, вполне возможно, не относится к рабочему процессу. Как следствие, сотрудники работают и делятся задачами вопреки организационным барьерам, географическим границам и плохому техническому обеспечению. Но несмотря на это они должны продолжать работать эффективно и в ногу с быстро развивающимся рынком.

Компания Microsoft, как и всегда учитывая проблемы сегодняшнего бизнеса, постоянно развивает свой инструментарий для быстрой и продуктивной работы сотрудников. И не смотря на большое количество новых инновационных продуктов именно SharePoint остается основным инструментов, обеспечивающим совместную работу.

К прошедшей онлайн-конференции по SharePoint Майкрософт выделил 4 секрета работы SharePoint для организации плодотворной работы сотрудников. Ниже мы приводим краткое описание этих «секретов», многие из которых уже давно являются данностью нашей деловой жизни.

Секрет № 1. Мобильность.

Совместная работа должна быть доступна 24/7 с любого устройства.

По данным исследования, около 65% времени на поиск информации приходится именно на мобильные устройства. Еще пару лет назад телефоны и планшеты не пользовались такой популярностью для решений рабочих вопросов.

Сегодня же, сотрудник хочет иметь в своем кармане постоянный доступ к рабочей документации и возможность решать проблемы совместно с коллегами «на коленках», чтобы быть эффективным.

Вот почему Майкрософт так активно развивает направление OneDrive. Именно с OnerDrive обеспечивается должный уровень мобильности. Хранилище OneDrive позволяет получать доступ к файлам, где бы вы не находились и делиться ими со своей командой. Интеграция с Office 365 позволяет выполнять редакцию проектов сообща, начиная его на одном устройстве и заканчивая на другом.

Секрет 2. Креативность.

Возвращение креативного подхода в работе.

Работая над проектом, последнее, о чем должен заботиться сотрудник, это безопасность. Около 12% всех работников до сих пор не обмениваются данными в цифровом формате.

SharePoint позволяет работать над самой последней информацией совместно и не бояться за безопасность соединения.

Для этого Майкрософт создает новые шаблоны сайтов для SharePoint и в последней версии появился новый тип Dynamics Team Site, предоставляющий проекту, команде, отделу или подразделению пространство для совместной работы на одной странице. При этом представленный на сайте библиотеки, списки SharePoint могут быть привязаны ко всем другим ресурсам Office 365 или другим приложениям.

Также можно выбрать различные способы взаимодействия, соответствующие разноплановым стилям работы и функциональным нуждам.  Например, использование Microsoft Teams на платформе Office 365 предоставляет рабочее пространство в цифровом формате с современным онлайн подходом к общению и встроенным доступом в Sharepoint, Onenote и Skype for Business.

Секрет 3. Поиск

Время должно быть использовано для создания, а не поиска информации.

Информационный перегруз может сбить с толку даже самого организованного человека и нарушить весь процесс работы. В среднем, руководитель подразделения получает каждый день около 136 писем, в то время как обычный сотрудник может получать до 75.

Наличие нужной и up-to-date информации позволяет верно выстраивать процесс и формулировать идеи, которые помогают принять верные решения для грамотного управления бизнесом. Одним из популярных решений по поиску контента, людей, задач в одном пространстве является Microsoft Delve, интеллектуальный поиск информации которого реализован с помощью Microsoft Graph. Он работает «за сценой», основываясь на типе вашей работы, коллегах и задачах, с которыми вы работаете он делает поиск максимально продуктивным и релевантным.И при этом, несмотря на то, что Graph использует глубокий анализ данных, он имеет достаточно сложную систему защиты персональной информации.

Мы уверены, что Microsoft Graph станет флагманским продуктом для управления контентом в следующем году. С нетерпением ждем анонсов и возможности его использования для решения прикладных задач.

Секрет 4. Автоматизация

Автоматизация повторяющихся команд.

Несмотря на то, что политика компании должна быть прозрачной и иметь свои общепринятые процессы, для большинства сотрудников эти процессы скорее враг, мешающий подойти к задаче более креативно.

Исследование, проведенное CIO Insight, показывает, что 98% ИТ-директоров считают автоматизацию процессов важной ступенью для обеспечения прибыльности бизнеса.

Microsoft SharePoint все также является ключевой платформой для автоматизации процессов, позволяещей освободить сотрудников выполнения повторяющихся утомительных операций, тем самым сконцентрировать их на работе. Microsoft создал новые, интегрированные с SharePoint, инструменты для автоматизации процессов. Microsoft Flow позволяется автоматизировать простые процессы, основанные на списках SharePoint и интегрированные с облачными сервисами, необходимыми бизнес-пользователям. А PowerApps помогает создавать формы и интерактивные обильные приложения на устройствах Android, iOS или Windows для работы с данными.

«Приятно видеть, что Microsoft начал активно продвигать концепцию «автоматизация бизнеса силами бизнеса», для реализации которой мы создали DocTrix Platform и интегрировали его с решениями наших партнеров Nintex Workflow и ZFlow», - сказал Аркадий Золотовицкий, директор по развитию компании i-Sys

Совместная работа программ Office 365, SharePoint и OneDrive совершенно изменит подход к совместной работе сотрудников путем высвобождения их креативности и продуктивности через инновационные изменения в организации.

Источник: https://discover.office.com/four-secrets-to-a-connected-workplace