Система представляет собой веб-ориентированное решение. Работа всех пользователей системы ведется через веб-браузер. Система может быть развернута на базе имеющегося в Компании корпоративного портала, реализованного на платформе Microsoft SharePoint, либо может стать начальным этапом для дальнейшего построения Портала. Доступ к Системе осуществляется только авторизованными пользователями с разграничением прав доступа.
Базовое понятие, применяемое при описании и эксплуатации Системы – Бизнес-объект (объект рабочего процесса), представляющий собой сущность предметной области, по которой строится рабочий процесс. Примером такой сущности для различных предметных областей может быть документ (договор, заявление на кредит, заявление на отпуск и т.п.), или любой иной объект (компания, подразделение, офис, товар, сотрудники и пр.), а также любой процесс (заключение договоров, оказание услуг, открытие филиала, переезд офиса и т.п.).
Бизнес-объект характеризуется своим набором атрибутов, который может расширяться администратором или пользователем Системы без привлечения разработчиков. К объекту могут прикладываться различные файлы любых форматов. Для каждого бизнес-объекта может быть создан и настроен произвольный набор расшифровывающих его элементов (табличных частей). Каждая расшифровка является дочерней сущностью объекта и имеет свой настраиваемый набор атрибутов. Примерами таких табличных частей могут быть лица, ответственные за работу с документом, построчная спецификация договора или счета (перечень товаров или услуг), информация по задолженностям клиента и т.д.
Пользователями Cистемы являются все сотрудники организации, участвующие в автоматизированных рабочих процессах, в соответствии с присвоенной им роли в бизнес-процессе. При работе с различными документами или прохождении различных процессов Системы пользователям могут назначаться различные роли. Все пользователи в Системе могут объединяться в группы (подразделения). Задания по выполнению этапов рабочих процессов могут назначаться на группу пользователей, при этом каждый пользователь группы (подразделения) должен отметить выполнение задачи.
Интерфейс Системы и расположение элементов на страницах является настраиваемым, что обеспечивает возможность построения индивидуального интерфейса для реализации требований заказчика. Также возможна настройка доступности отображения или редактирования реквизитов бизнес-сущностей с учетом привилегий пользователя.
При наличии Active Directory вход в Систему не требует ввода дополнительного логина и пароля.
После создания администратором бизнес-объекта, в зависимости от выбранных опций, включаемых в описание объекта, пользователю Системы доступна рабочая панель, обеспечивающая возможность хранения информации об объекте в различных разделах. Ее максимально возможные опции приведены на Рисунке 1.
Рис. 1 – Рабочая панель Workflow Platform
Основная информация о бизнес-объекте вводится в раздел «Свойства» и может быть настроена в зависимости от типа бизнес-процесса и вида бизнес-объекта. В качестве примера на Рисунке 2 приведен бизнес-процесс согласования заявления сотрудника на отпуск.
Рис. 2 – Бизнес-объект (Отпуск сотрудника)
Любая дополнительная информация, относящаяся к бизнес-объекту, может быть внесена в Табличную часть, позволяющую структурировать имеющиеся данные путем настройки различных представлений. На Рисунке 3 показан вариант создания табличной части в виде данных о цели получения кредита физическим лицом.
Рис. 3.1. – Табличная часть бизнес-объекта
Рис. 3.2. – Список табличных частей бизнес-объекта «Заявка на кредит»
В разделе «Вложения» хранятся файлы с документами, связанными с бизнес-объектом (текстовые файлы, сканированные копии документов, таблицы, рисунки и пр.). Система поддерживает хранение всех версий документов, а также возможность сравнения версий при помощи инструментов Microsoft Office. Во вложениях могут храниться файлы любых форматов.
Рис. 4 – Раздел «Вложения»
Загрузка файлов, а также работа с вложениями осуществляется пользователем Системы непосредственно из формы бизнес-объекта. Необходимость в открытии дополнительных редакторов отсутствует.
Рис. 5.1. – Редактирование вложения
Рис. 5.2. – Редактирование вложения
В разделе «Задачи» отображаются текущие задачи, связанные с бизнес-процессами, которые выполняются в отношении каждого бизнес-объекта. Система может отображать текущий статус рабочего процесса, контрольные даты, ответственных и иную информацию, настраиваемую в зависимости от специфики бизнес-объекта.
Рис. 6 – Раздел «Задачи»
Раздел «Обсуждения» позволяет вести переписку (в виде форума) по каждому бизнес-объекту внутри него с автоматической отправкой уведомлений участникам и просмотра обсуждений на форме бизнес-объекта. Сохранение истории обсуждения по каждому бизнес-объекту в едином хранилище информации обеспечивает накопление всей информации о ходе бизнес-процесса внутри объекта, облегчает поиск необходимой информации и сохранение важных коммерческих данных. Этот механизм позволяет решить часто встречающуюся проблему, когда вопросы по проекту обсуждаются участниками процесса посредством различных средств коммуникации (электронная почта, ICQ, и т.п.), а по завершении проекта достаточно сложно осуществлять поиск нужной информации в разрозненных источниках. В Системе же все коммуникации и обсуждения, необходимые для исполнения процесса, сохраняются внутри бизнес-объекта.
Рис. 7 – Обсуждения по заявлению на отпуск
Хранение информации об изменениях в бизнес-объекте осуществляется в разделе «Журнал версий».
Рис. 8 – Журнал версий
Информация о рабочих процессах, осуществляемых в отношении бизнес-объекта, содержится в разделе «Рабочие процессы». Система отображает рабочие процессы, находящиеся в стадии исполнения с указанием даты начала и состояния процесса, а также завершенные рабочие процессы.
Рис. 9 – Рабочие процессы
Создание нового рабочего процесса осуществляется пользователем или администратором Системы (в зависимости от разграничения прав доступа) и не требует дополнительного программирования. Инициатору нового рабочего процесса доступен набор типовых предустановленных шаблонов рабочих процессов, однако, при необходимости создания специфического рабочего процесса имеется возможность построения процесса с помощью встроенного графического редактора.
Рис. 10.1 – Выбор типового шаблона набочего процесса
Создание рабочего процесса в графическом редакторе
Рис. 10.2 – Создание рабочего процесса в графическом редакторе
Система позволяет осуществлять автоматический запуск рабочих процессов при создании или изменении соответствующих элементов бизнес-объекта, а также запуск рабочего процесса вручную.
Рис. 11 – Настройка запуска рабочего процесса
Хранение информации о сформированных в Системе рабочих процессах осуществляется в Галерее рабочих процессов.
Рис. 12 – Галерея рабочих процессов
Изменения состояний рабочего процесса отслеживаются пользователем в Журнале рабочего процесса, содержащем все данные об изменениях и действиях участников процесса.
Рис. 13 – Состояние рабочего процесса
Таким образом может быть построена и проанализирована статистика исполнения бизнес-процессов, что позволяет сделать процессы более контролируемыми.
