Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов разработана компанией «Интеллектуальные системы» на базе платформы Microsoft SharePoint и предназначена для эффективного внедрения электронной формы документооборота в организации любого уровня с возможностью автоматизации важнейших бизнес-процессов компании.
В настоящее время объем корпоративной электронной информации растет с каждым годом, все большее количество коммерческих организаций и госструктур отдают предпочтение электронным формам документооборота и хранения информации.
Главными задачами современного бизнеса становятся:
- оптимизация существующих рабочих процессов
- внедрение типовых форм документов и процедур их обработки
- сокращение времени реагирования исполнителей на задачи руководства
- упрощение поиска и обработки информации в процессе работы каждого сотрудника организации
- создание единого пространства хранения и обработки всей документации компании
Функциональные требования Системы ориентированы на обеспечение потребностей как крупных коммерческих компаний с развитой организационной структурой, так и компаний среднего и малого бизнеса с небольшим количеством рабочих мест. Система может быть использована также для автоматизации рабочих мест в государственных органах, финансовом секторе и на производстве.
Цели внедрения и функции Системы
Главными целями внедрения Системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов в любой организации являются:
- Унификация в организации типовых процессов работы с документами и оптимизация движения документов между подразделениями и сотрудниками, для обеспечения прозрачности бизнес-процессов Компании.
- Снижение расходов, связанных с «бумажным» документооборотом, и органичное объединение «бумажного» и «электронного» документооборота.
- Усиление контроля за эффективностью работы каждого сотрудника со стороны руководства, автоматизация систем менеджмента качества.
- Упрощение взаимодействия сотрудников различных подразделений в процессе работы с документами.
- Сокращение сроков создания и обработки документов.
- Принятие оптимальных управленческих решений руководством компании на основе анализа единой и структурированной информации по документообороту и бизнес-процессам компании.
- Объединение работы территориально удаленных подразделений организации, участвующих в бизнес-процессах и организация электронных форм взаимодействия с другими Компаниями.
- Повышение эффективности работы всех сотрудников и производительности работы всей компании в целом.
Использование платформы Microsoft SharePoint позволяет реализовать в Системе единое информационное хранилище документов и обеспечивает следующие функции Системы:
- Надежное и безопасное хранение документов Компании с сохранением целостности и актуальности информации, обеспечивающее доступ всех сотрудников к полному объему информации о документах и рабочих процессах.
- Возможность структурирования и упорядочивания хранилища документов, использование удобных отображений списков документов, сортировка, фильтрация по различным свойствам документов.
- Хранение обширной дополнительной информации (метаинформации) о документах: статус документа, ответственные сотрудники, подразделение, привязка к бизнес-процессу и пр.
- Поддержка версионности документов, хранение истории изменений, возможность сравнения версий документов.
- Обеспечение пользователей средствами расширенного поиска документов, с целью повышения эффективности использования информации Компании и сокращения времени ее получения (поиск по метаинформации документов, поиск по текстам документов (контекстный поиск), поиск в электронной почте (интеграция с Microsoft Exchange)).
- Отслеживание этапов движения документов на всех стадиях жизненного цикла (изменения в документах, хранение различных версий документов, история изменений документов, управление копиями документов, действия различных сотрудников с документом).
- Поддержка электронной цифровой подписи.
- Работа с документами по штрих-коду.
Для автоматизации работы пользователей с документами в Системе реализована следующая функциональность:
- Возможность создания шаблонов документов различных видов, унифицированных бланков и типовых документов, упрощающих процесс создания документов пользователями.
- Автоматизированы бизнес-процессы работы с документом в рамках единой информационной среды на всех этапах жизненного цикла: создание, согласование, визирование, утверждение, исполнение, ознакомление, передача в архив.
- Возможность однозначного определения документа в компании, посредством присвоения ему штрих-кода.
- Гибкая настройка процессов обработки документов в системе (использование workflow для описания маршрута по рабочим местам, настройка этапов жизненного цикла различных видов документов, состояния документа).
- Построение иерархии задач (поручений) по исполнению документов с контролем сроков исполнения.
- Возможность автоматизированного запуска бизнес-процессов в Системе.
- Автоматизированное построение отчетности по работе сотрудников Компании с документами и поручениями.
- Тесная интеграция Системы с продуктами семейства Microsoft Office – управление состоянием и редактирование документа из программ пакета Microsoft Office (Word, Excel и др.).
- Интеграция с электронной почтой – отправка уведомлений, отправка ссылок на рабочие версии документов для проверки и пр.
- Возможность блокировки изменения документа во время редактирования.
- Возможность организации пакета документов набором из различных библиотек.
- Возможность назначения другим пользователям задач по созданию, изменению, согласованию и исполнению документа.
- Разграничение прав доступа сотрудников различных подразделений к информации в зависимости от статуса, состояния, месторасположения и других свойств документа.
Описание работы Системы
Система представляет собой веб-ориентированное решение. Работа всех пользователей системы ведется через веб-браузер. Система может быть развернута как на базе имеющегося в Компании корпоративного портала, реализованного на платформе Microsoft SharePoint, так и отдельно. Доступ к системе осуществляется только авторизованным пользовтелям с разграничением прав доступа.
Модули и лицензирование Системы
Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов лицензируется в двух базовых версиях: «Standard» и «Enterprise».
Конкурентные преимущества решения
Внедрение Системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанной на базе современных технологий и с учетом опыта ведущих разработчиков программного обеспечения и потребностей конкретной организации, безусловно повышает капитализацию любой компании.
Поскольку Система предлагается к внедрению непосредственно ее разработчиком, IT-специалистами компании-разработчика может быть осуществлена доработку функционала Системы с учетом требований конкретного заказчика. В итоге может быть построена система электронного документооборота любой сложности.
Тэги: DocTrix
