Процессный подход к организации управления в настоящее время является одним из наиболее эффективных способов улучшения производственных показателей предприятия, повышения его конкурентоспособности и снижения издержек. Процессы становятся предметом управления и совершенствования. Управлять процессами — значит заставить их работать качественно, быстро, дешево.
Зачастую недостаточно грамотно описать существующие бизнес-процессы компании, ими необходимо грамотно управлять. Менеджмент любой компании вынужден затрачивать значительные временные и материальные ресурсы на постановку заданий для подчиненных, контроль и аудит выполненных работ. Времени на анализ и сохранение накопленных компанией знаний практически не остается. Все это снижает темпы развития бизнеса, делает бизнес неустойчивым, зависящим от случайных факторов, т.е. менее управляемым.
Решению этих задач посвящен класс информационных систем — workflow. Термин workflow дословно обозначает «поток работ» – упорядоченное во времени множество заданий, которые получают сотрудники и которые обрабатываются ими вручную или с помощью средств автоматизации, но в той последовательности и в рамках тех правил, которые определены для данного бизнес-процесса.
Платформа автоматизации бизнес-процессов «Workflow Platform» разработана компанией «Интеллектуальные системы» на базе технологий Microsoft SharePoint и предназначена для автоматизации бизнес процессов компании любого уровня сложности, расширяя стандартные возможности по созданию и управлению Workflow, реализованные в SharePoint. Основной целью разработки данной Системы являлась реализация возможности по созданию собственных специализированных рабочих процессов сотрудниками компании, без привлечения разработчиков программного обеспечения.
Функциональные требования Системы ориентированы на обеспечение потребностей как крупных коммерческих компаний с развитой организационной структурой, так и компаний среднего и малого бизнеса с небольшим количеством рабочих мест. Система может быть использована также для автоматизации рабочих процессов в государственных органах, финансовом секторе и на производстве.
Цели внедрения и функции Системы
Главными целями внедрения «Workflow Platform» в любой организации являются:
- Обеспечение сотрудников компании механизмами быстрого автоматизированного создания бизнес-объектов (сущностей) с широким набором функций для настройки и реализации разнообразных бизнес-процессов.
- Сокращение сроков прохождения всех этапов бизнес-процессов организации.
- Увеличение прозрачности и управляемости бизнес-процессов компании.
- Повышение точности и своевременности выполнения всех элементов бизнес-процессов.
- Упрощение взаимодействия сотрудников различных подразделений в ходе исполнения бизнес-процессов.
- Принятие оптимальных управленческих решений руководством компании на основе анализа единой и структурированной информации по бизнес-процессам компании.
- Объединение работы территориально удаленных подразделений организации, участвующих в бизнес-процессах.
- Повышение производительности всех сотрудников компании.
Основные функции, реализуемые Системой:
- Возможность создания бизнес-объекта (сущности), включающего возможность подключения произвольного количества табличных частей на основе специализированного шаблона списка (аналог документа с множественными табличными частями в 1С).
- Возможность настройки различного состава реквизитов основной и табличных частей объекта и кастомизации формы их отображения на страницах (разделение на колонки, объединение в группы наборы реквизитов, определение сворачиваемых и разворачиваемых групп реквизитов).
- Возможность настройки правил доступности и отображения реквизитов объекта (основной и табличных частей) по различным критериям (вхождение пользователей в группы, значение реквизитов и др.).
- Возможность приложения произвольного количества документов к единой форме бизнес-объекта с возможностью контроля, назначения прав доступа и запуска рабочих процессов по документам (в отличие от стандартных механизмов Sharepoint).
- Возможность вести обсуждение (в виде форума) по каждому бизнес-объекту с автоматической отправкой уведомлений участникам и просмотра обсуждений на форме бизнес-объекта.
- Возможность просмотра единой истории изменения реквизитов бизнес-объекта (шапка и табличные части).
- Возможность просмотра задач рабочих процессов, связанных с бизнес-объектом, на форме бизнес-объекта.
- Возможность автоматической нумерации элементов списка по заданному шаблону – автонумератор.
- Интеграция с организационной структурой компании, возможность назначения асистентов (помощников) для размещения задач, документов и процессов руководящих сотрудников, возможность назначения делегатов (заместителей) для исполнения задач.
- Возможность интеграции с внешними источниками данных (СУБД, веб-сервисы). Средства для работы с внешними данными: создание, изменение, поиск, выбор в качестве значений реквизитов (как из шапки бизнес-объекта, так и из табличной части) с помощью специализированных элементов управления (контролы, веб-части).
- Возможность гибкой настройки представлений для формы бизнес-объекта (группировка, сортировка, фильтрация и т.д.).
- Возможность просмотра информации о табличных частях объектов из формы списка (сворачивание/разворачивание детализации).
- Возможность управления объектами из формы списка (редактирование, просмотр, удаление и прочее).
- Возможность автоматизированного или «ручного» запуска рабочих процессов непосредственно из формы бизнес-объекта.
- Возможность настройки разграничения доступа к запуску и остановке рабочих процессов по объекту.
- Настройка правил совместного запуска рабочих процессов: параллельный или последовательный запуск, условия запуска процессов в зависимости от значений реквизитов объекта.
- Возможность отслеживания этапов бизнес-процессов на всех стадиях жизненного цикла в режиме реального времени в визуальной и табличной форме.
- Разграничение прав доступа пользователей к бизнес-объектам с помощью административного интерфейса.
- Разграничение прав доступа к представлениям списков объектов для различных групп пользователей, а также назначение представлений по-умолчанию.
- Тесная интеграция Системы с продуктами семейства Microsoft Office (Word, Excel и др.) возможность настройки в MS Word форм для формирования выходных документов с подстановкой значений реквизитов из шапки и табличных частей.
- Возможность формирования выходных документов по спискам объектов в Word по заданному Администратором шаблону.
- Интеграция с электронной почтой – возможность отправки уведомлений участникам рабочих процессов о необходимости выполнения действий в рамках бизнес-процесса.
- Возможность управления принятиями решений из электронных писем: согласование, рецензирование и т.д.
- Обеспечение пользователей средствами расширенного поиска информации, с целью повышения эффективности ее использования и сокращения времени ее получения (поиск по метаинформации документов, поиск по текстам документов (контекстный поиск), поиск в электронной почте (интеграция с Microsoft Exchange)).
- Интеграция с графическим редактором бизнесс-процессов (Nintex Workflow 2007). Возможность настройки произвольных рабочих процессов с помощью графического дизайнера. Наличие типовых шаблонов рабочих процессов, настроенных в Системе.
- Поддержка мультиязычности пользовательского интерфейса.
- Оптимизация для работы с большими объемами данных.
- Поддержка Ajax-технологий
Описание работы Системы
Система представляет собой веб-ориентированное решение. Работа всех пользователей системы ведется через веб-браузер. Система может быть развернута на базе имеющегося в Компании корпоративного портала, реализованного на платформе Microsoft SharePoint, либо может стать начальным этапом для дальнейшего построения Портала. Доступ к Системе осуществляется только авторизованными пользователями с разграничением прав доступа.
Примеры решений на базе платформы
Система согласования платежей
Автоматизация процесса создания, рассмотрения, согласования и отслеживания заявок на платеж в организации.
Особенности реализации – интеграция c 1С:
- выгрузка платежных поручений и загрузка выписок;
- использование справочников 1С в качестве значений реквизитов заявки на SharePoint (центры затрат, статьи затрат, контрагенты).
Service Desk – управление инцидентами, проблемами и событиями
Автоматизация бизнес-процессов IТ-подразделений в части обслуживания и поддержки клиентов по вопросам функционирования IТ-инфарструктуры.
Особенности реализации – бизнес-процессы системы построены в соответствии с рекомендациями ITIL.
Электронная библиотека
Автоматизация процессов выдачи и контроля сбора книг в организации.
Бизнес-процессы кадровой службы
Автоматизация бизнес-процессов кадровой службы с интеграцией с кадровой системой организации:
- прием на работу сотрудника
- перемещение сотрудника между отделами
- командирование сотрудника
- оформление отпуска
- увольнение сотрудника
Конкурентные преимущества решения
Внедрение платформы автоматизации бизнес-процессов «Workflow Platform», разработанной на базе современных технологий, с учетом опыта ведущих разработчиков программного обеспечения и потребностей конкретной организации, безусловно повышает капитализацию любой компании.
Поскольку Система предлагается к внедрению непосредственно ее разработчиком, IT-специалистами компании-разработчика может быть осуществлена доработка функционала Системы с учетом требований конкретного заказчика.
Основными коммерческими и технологическими преимуществами Системы являются:
- Возможность построения Системы как на базе платформы Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS), так и на базе Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0).
- Высокая производительность Системы, обеспечивающая максимально быстрый отклик Системы на запросы пользователей.
- Масштабируемость Системы с учетом изменения потребностей Заказчика и увеличения нагрузки на Систему.
- Возможность ввода документов из различных источников, преобразование и хранение документов в различных форматах (Word, Excel, Visio, CorelDraw, Видео и пр.).
- Обеспечение информационной безопасности при работе с Системой и сохранности важной коммерческой информации, возможность создания резервных копий всех документов путем создания резервной копии базы данных.
- Возможность настройки бизнес-процессов в Системе без привлечения специалистов Разработчика, позволяющая быстро вносить любые изменения: добавлять новые этапы бизнес-процессов, расширять наборы необходимых действий сотрудников и объемов вводимой информации и пр.
- Упрощение доступа к структурированной и неструктурированной информации, находящейся в разных системах и хранилищах (документы, отчеты, электронная почта, и пр.).
- Сокращение времени получения требуемой информации посредством интегрированных средств поиска информации в Microsoft SharePoint, повышение производительности труда пользователей Системы.
- Быстрое освоение Системы пользователями благодаря работе с Системой через привычный Web-интерфейс Microsoft Internet Explorer.
- Эргономичный интерфейс Системы с возможностью использования удобных отображений списков документов.
- Четкое взаимодействие Системы с продуктами Microsoft Office (отсутствие необходимости установки дополнительного ПО на рабочие станции пользователей) и электронной почтой Microsoft Outlook (отправка уведомлений, отправка ссылок на рабочие версии документов, интеграция со списком задач для дополнительной нотификации).
- Организация удаленной (территориально-распределенной) работы с Системой благодаря применению Web-технологий.
- Возможность интеграции Системы с другими информационными системами Заказчика (SAP, 1С и другие ERP-системы, CRM-системы, Microsoft Exchange и т.д.).
- Наличие предустановленных типовых рабочих процессов, применяемых в большинстве компаний.
