Cистема электронного документооборота «DocTrix» разработана на базе платформы Windows SharePoint Services 3.0.
Внедрение системы электронного документооборота в компании «Тольяттихлеб» было произведено поэтапно.
На первом этапе была создана проектная команда, целью которой было информационное исследование документооборота заказчика и написание технической документации по проекту. По результатам проведенного анализа были выявлены основные направления автоматизации документооборота заказчика:
- Регистрация входящей и исходящей документации.
- Упорядочивание работы с основными документами Компании, разделение документации Компании на списки. Сортировка, фильтрация списков.
- Надежное и безопасное хранение документов компании, разграничение прав доступа к документам.
- Контроль исполнительской дисциплины.
- Расширенный поиск документов по различным атрибутам.
- Использование сканокопии подписи утверждающих в листах визирования.
- Использование шаблонов документов различных видов.
Целью следующего этапа стало конфигурирование системы электронного документооборота заказчика. В рамках этапа были настроены основные списки документов, бизнес-процессы и права доступа к документам для различных групп пользователей. Было произведено обучение технических специалистов и пользователей работе с системой электронного документооборота.
Основной задачей следующего этапа стала передача системы в опытную эксплуатацию, сбор и исправление полученных от пользователей замечаний и подготовка системы к вводу в промышленную эксплуатацию.
И, наконец, последний этап был нацелен на успешное введение системы в промышленную эксплуатацию. На данный момент компания “Интеллектуальные Системы” обеспечивает техническое сопровождение системы электронного документооборота ОАО “Тольяттихлеб”.
