Система представляет собой веб-ориентированное решение. Работа всех пользователей системы ведется через веб-браузер. Система может быть развернута как на базе имеющегося в Компании корпоративного портала, реализованного на платформе Microsoft SharePoint, так и отдельно. Доступ к системе осуществляется только авторизованным пользовтелям с разграничением прав доступа.
Пользователи Системы
Пользователями системы являются все сотрудники организации, участвующие в процессах работы с документами, в соответствии с присвоенной им Роли в бизнес-процессе (Автор документа, Согласующий, Рецензент, Руководитель, Секретарь, Заместитель, Администратор). При работе с различными документами или прохождении различных процессов Системы пользователям могут назначаться различные роли.
В системе предусмотрено разделение пользователей по:
- Должностям – есть возможность создавать набор должностей, соответствуюших постам в структуре компании, и выделять иерархию отношений между отдельными должностями
- Отделам
- Территориальному признаку – в Системе присутствует возможность грппировки сотрудников по отделам, что очень полезно в случае, когда в компании есть несколько территориально разделенных офисов.
Все пользователи в Системе могут объединяться в группы (подразделения). Назначение заданий по выполнению этапов рабочих процессов исполнения и ознакомления может назначаться на группу пользователей, при этом каждый пользователь группы (подразделения) должен отметить выполнение задачи. Каждая группа определяется схожим набором прав на работу в системе.
Работа с документами с Системе
При наличии ActiveDirectory вход в систему документооборота не потребует ввода дополнительного логина и пароля.
Интерфейс системы и расположение элементов на страницах является настраиваемым, что обеспечивает возможность построения индивидуального интерфейса для реализации требований заказчика.
В типовой версии главная форма Системы разделена на четыре части (Рис. 1):
1. Меню быстрого доступа к документам – предоставляет возможность перехода к библиотекам различных видов документов, списку входящих документов, а также к дополнительным опциям системы (коллективному обсуждению, администрированию пользователей).
2. Текущие задачи пользователей – представляет список назначенных сотруднику задач в системе документооборота.
3. Область назначения замещения – предназначена для выбора сотрудника, которому необходимо передать на исполнение текущие задачи пользователя, а также отзыва замещения.
4. Область поиска документа по его штрих-коду.
Рис. 1 – Главная форма системы
Все действия с документом осуществляются в списке (Рис. 2). При работе со списком любого вида документов существуют следующие возможности: фильтрация списка, сортировка списка, группировка элементов списка. Каждый пользователь может составлять индивидуальные представления сортировки и группировки документов. В списке отображаются только те документы, на которые соответствующему пользователю предоставлены права на просмотр/редактирование.
Рис. 2 – Список документов
Реализовано несколько способов ввода документа в системе: загрузка готового документа, создание документа внутри системы. Документ внутри системы создается пользователем по шаблону, настроенному администратором Системы. К одному документу может быть настроено несколько шаблонов. После выбора нужного шаблона в зависимости от формата файла шаблона автоматически открывается программа для редактирования документа (например, Microsoft Word или Microsoft Excel).(Рис. 3) После создания документа пользователь выполняет процедуру сохранения документа с присвоением имени документу.
Рис. 3 – Процесс работы с документом
Большинство действий пользователя с документами осуществляется через выпадающее меню управления документом, что обеспечивает типовой подход работы с документами на платфроме SharePoint. Помимо стаднартных функций работы с документами в SharePoint в выпадающем меню, пользователю доступны и специализированные функции Системы. Общий набор действий выпадающего меню следующий:
| Пункт меню | Описание действия |
|---|---|
| Карточка документа | Переход на форму просмотра карточки документа |
| Обновить версию документа | Переход в режим обновления версии документа. Загрузки новой версии с диска |
| Переместить документ в архив | Перемещение документа в архив |
| Просмотреть свойства документа | Переход на форму просмотра свойств документа, которые не отображаются в карточке документа. Свойства документа могут быть добавлены администратором в процессе работы с документом |
| Изменить свойства | Переход в форму редактирования свойств документа |
| Изменить в Microsoft Office Word (Excel) | Открытие документа в Word (Excel) с выбором режима просмотра документа (раздел Просмотр документа) |
| Удалить | Удаление документа (при наличии специализированных прав) |
| Отправить | Перемещение документа, отправка ссылки на документ другим пользователям, управление копиями документа. |
| Просмотр в веб-обозревателе | Открытие документа в веб-форме. |
| Извлечь | Извлечение версий документа (отметка о том, что пользователь работает с документом) |
| Журнал версий | Переход в режим просмотра версий документов с предоставлением возможности просмотра предыдущих версий, а также загрузки любой предыдущей версии вместо текущей |
| Рабочие процессы | Просмотр информации о рабочих процессах по документу |
| Оповестить меня | Настройка режима оповещения пользователя о действиях, производимых с документом. Оповещение производится по почте. |
| Копировать ссылку на документ | Копирование внутренней ссылки на документ необходимой для связывания документов. |
| Изменить документ | Опция для текстовых документов. Открытие документа в текстовом редакторе, для работы с ним. |
| Управление разрешениями | Опция администратора. Позволяет назначать права доступа к документу для различных пользователей системы. |
В Системе ведется поддержка версий всех документов. После каждого сохранения документа в Системе автоматически создается новая версия. Дополнительно существует возможность загрузки новой версии из файловой системы пользователя. (Рис. 4.)
Рис. 4 – Обновление версии документа
Пользователь может осуществлять просмотр сохраненных версий всех документов, содержащих информацию об авторе изменения, дате изменения, а также заметки к версии, которые делаются пользователями или ставятся автоматически при обновлении версии. В меню есть возможность восстановления, удаление версии или получения дополнительной информации о версии документа. Существует также возможность просмотра и сравнения версий непосредственно из Microsoft Word 2007.
Для предоставления и свода информации по каждому документу существует карточка документа(Рис. 5), состоящая из следующих разделов:
- общая информация о документе (наименование документа, ссылка на документ для перехода в режим просмотра, автор документа, дата создания документа, автор изменений, дата последнего изменения)
- закладки переключения режимов просмотра информации по документу (рабочие процессы, лист визирования, вложения, список регистрационных номеров документа, ссылки на связанные документы, журнал передач).
При наличии изменений документа в карточке дополнительно отображается информация о версии документа.
На вкладке вложений реализованы следующие функции:
- просмотр списка вложений;
- добавление новых вложений;
- обновление версии вложения;
- редактирование информации о вложении (добавление комментариев, удаление);
- просмотр содержимого вложения (файла вложения).
Лист визирования является формой свода информации о работе сотрудников над документами, отображающей все замечания, собранные в процессе редактирования, и согласование документа, все изменения версий документов. Фактически лист визирования является историей работы пользователей с документами до его утверждения.
В Системе предусмотрено два листа визирования:
- полный лист визирования – включает в себя информацию обо всех действиях при редактировании и согласовании документов с учетом отказов;
- чистый лист визирования – содержит только информацию об окончательных согласованиях документа.
Вкладка регистрационные номера содержит список номеров документа, присвоенных ему при вводе в систему. Подразумевается, что один документ может иметь несколько номеров, разделенных по категориям:
- внутренние
- входящие
- исходящие
Входящие и исходящие номера представляются ссылкой, при переходе на которую открывается карточка регистрации входящего/исходящего документа.
Вкладка «Связанные документы» содержит ссылки на документы, которые взаимосвязаны с текущим документом. Таким образом, строится логическая взаимосвязь между отдельными документами, позволяющая отслеживать логику развития глобальных рабочих процессов. Доступ к связанным документам контролируется правами запрашивающего пользователя. Удаление связки возможно только создающим его пользователем. Связывание документов также осуществляется при запуске рабочего процесса «Утверждение документа».
На форме «Журнал передач» отражено перемещение документа по категориям, с указанием отправителя, получателя и времени передачи, что помогает отследить статус документа на каждом этапе работы с ним.
Рис. 5 – Карточка документа
Рабочие процессы обработки документов
Система документооборота поддерживает все стадии жизненного цикла документа. На каждой стадии предусмотрены определенные рабочие процессы обработки документов.
Основные рабочие процессы Системы:
| Наименование процесса | Описание процесса |
|---|---|
| Редактирование | Процесс передачи прав на редактирование документа другому пользователю с возможностью обновления версии документа, отмены или завершения процесса редактирования документа пользователем. |
| Согласование |
Процесс согласования документов сотрудниками компании по заранее заданному для каждого вида документа маршруту согласования. Система предусматривает возможность создания «жестких» и «изменяемых» маршрутов. Процесс может быть трех видов:
|
| Утверждение | Процесс утверждения согласованных документов вышестоящим руководством. Система предусматривает возможность автоматического запуска процесса Устверждения после завершения процесса Согласования. После утверждения документа меняется статус документа в Системе, а в тексте документа (в Word) автоматически проставляется метка с указанием сотрудника, утвердившего документ и даты утверждения. |
| Ознакомление | Процесс передачи прав сотрудниками Компании на просмотр и ознакомление с документом с обязательной отметкой об ознакомлении. Процесспредусматривает возможность ознакомления как отдельных сотрудников, так и групп сотрудников (по подразделениям, ролям пользователей и пр.). |
| Исполнение | Процесс передачи прав сотрудникам Компании на просмотр документа с целью его исполнения с указанием и контролем сроков исполнения. |
| Архивирование | Перемещение документа в архив с указанием дополнительной информации для структуризации архива. |
Вспомогательные рабочие процессы Системы:
| Наименование процесса | Описание процесса |
|---|---|
| Сбор отзывов | Процесс сбора отзывов от сотрудников, не принимающих непосредственное участие в согласовании документа |
| Замещение | Передача на обработку и исполнения задач одного сотрудника другому. В Системе предусмотрена возможность отказа замещающего сотрудника от назначенных ему задач, а также отзыва инициатором замещения неисполненных задач, переданных другому пользователю. |
| Делегирование прав работы в системе | Передача прав на отработку действия пользователя в системе другому лицу. Например, в системе отметку об утверждении за руководителя высшего звена может ставить его секретарь. |
| Регистрация входящих документов | Процесс предназначен для загрузки в системы внешнего документа, присваивания ему регистрационного номера и переноса в одну из имеющихся библиотек видов документов. |
| Регистрация исходящих документов | Процесс предназначен для регистрации передачи в сторонную организацию созданных в системе документов |
Общий принцип работы процессов заключается в следующем. Автор документа инициирует рабочий процесс, указывая сотрудников Компании, которые принимают в нем участие. После этого сотруднику приходит уведомление по почте о привлечении его в процесс работы над документом, а также создается задача в системе, которая отображается для сотрудника на главной странице.
Сотрудник открывает задачу (через почту или с главной страницы Системы) и выполняет необходимое действие с документом. После этого статус документа изменяется и его автор или уполномоченное лицо принимает решение о дальнейшем движении документа.
Система контроля эффективности и отчетности
В Системе предусмотрен контроль выполнения поручений, позволяющий:
- Показывать каждому пользователю поручения, которые не были выполнены в срок.
- Показывать менеджерам текущий процент загрузки для каждого пользователя системы, чтобы было возможно равномерно распределять нагрузку между сотрудниками.
Также пользователю доступны четыре вида отчетов:
- Отчет по просроченным задачам, – отображает список задач, отмечая задачи, время на исполнение которых истекло, с указанием времени задержки.
- Задачи и поручения по исполнителям – отображает общий список задач, сгруппированных отдельно для каждого пользователя системы.
- Статистика исполнения – отображает динамику загрузки исполнителей по поручениям, а также статистику активных задач сотрудников за различные периоды времени.(Рис. 6)
- Поручения на контроле – список поручений, отданных под ответственность пользователя с разделением на завершенные и незавершенные.
Рис. 6 – Статистика исполнения задач сотрудников
Тэги: DocTrix
